Das „agile & hybride imc-Projektmanagement“

Projekte termin-, sach- und kostengerecht steuern.
Im Rahmen des Projektmanagements werden die vielfältigen Aufgaben ganzheitlich in einem Projekt eingebettet und unter Berücksichtigung entsprechender Kosten-, Termin- und Qualitätsparameter zielorientiert geplant und durchgeführt. Voraussetzung für ein Projektmanagement ist die selbstständige Projektorganisation, die für die Dauer des jeweiligen Projektes eingerichtet wird und alle am Projekt Beteiligten temporär organisatorisch zusammenfasst. Ein projektmanagementgeführtes Vorhaben verlangt exakte Vorgaben, sowohl hinsichtlich der geforderten Leistungsmerkmale, des einzusetzenden Personals, der benötigten Sach- und Geldmittel als auch der zur Verfügung stehenden Zeit. Diese Vorgaben bilden die Basis für eine Projekt bezogene Planung, die einerseits aufgaben orientiert (Projektstruktur) und andererseits Ablauf orientiert (Prozessstruktur) mit Definition entsprechender Meilensteine vorgenommen wird. Tragendes Element des Projektmanagements ist während der Projektdurchführung das Projektcontrolling, bei der durch einen laufenden Soll-Ist-Vergleich möglichst frühzeitig Abweichungen von Planvorgaben erkannt werden sollen.
Das Projektmanagement als Methode einer effizienten Projektführung umfasst alle Aktivitäten, die für eine

• sachgerechte,
• termingerechte und
• kostengerechte

Abwicklung von Projekten erforderlich sind.

Projektablauf

Die fünf Hauptschritte eines Projektablaufs sind:

• die Projektdefinition,
• die Projektdokumentation,
• die Projektplanung,
• die Projektsteuerung und
• der Projektabschlus

Projektdefinition

Die Projektdefinition bildet die Projektgrundlage; hier werden die Vorgaben für die nachfolgende Projektplanung gemacht. Zur Projektdefinition gehören:

• die Gründung des Projektes,
• die Definition des Projektziels,
• die Organisation des Projektes und
• die Organisation des Prozesses.

Projektdokumentation

Die Projektdokumentation beschreibt die Ergebnisse des Projektes und den Weg dorthin. Zur Projektdokumentation gehören:

• die allgemeine Projektdokumentation,
• die Sollkonzeptdokumentation und
• die Dokumentation der Systemeinstellungen (sofern betroffen).

Projektplanung

Der unterschriebene Projektauftrag mit den das Projekt definierenden Eckdaten eröffnet den nächsten Projektabschnitt: die Projektplanung. Sie enthält die

• Aufgabenbereiche:
• Strukturplanung,
• Terminplanung,
• Aufwandsplanung,
• Schulungsplanung und
• Kostenplanung.

Projektsteuerung

Nach Erstellen der Planungsunterlagen beginnt die eigentliche Projektdurchführung, die von dem Projektcontrolling begleitet wird. Durch den laufenden Soll-Ist-Vergleich erreicht man, dass Abweichungen von Planvorgaben frühzeitig erkannt werden. Planabweichungen führen entweder zu einer Änderung der Planvorgaben oder es werden innerhalb der Projektsteuerung entsprechend „geeignete“ Maßnahmen – bei Einhalten der Planvorgaben – ergriffen.
Eine Projektsteuerung umfasst folgende Aufgabenbereiche:

• Administration allgemein Verfahren zur Kommunikation und Abstimmung
• Verfahren zur Projekt- und Ergebnisdokumentation
• Qualitätssicherung
• Schulungsverfolgung
• Termin- und Sachfortschrittsverfolgung
• Aufwands- und Kostenverfolgung
• Projektsitzungen

Projektabschluss

Der letzte Projektabschnitt, der Projektabschluss, umfasst die Schritte:

• die Produktabnahme,
• die Projektabschlussanalyse,
• die Erfahrungssicherung
• Die Projektauflösung

Leitlinien eines Projekts

Die Planung und Steuerung orientiert sich an folgenden Leitlinien:

• Planung und Realisierung gemeinsam mit den betroffenen Fachbereichen
• Transparenz und Kontrolle durch eine der Aufgabenstellung entsprechende
• Projektorganisation
• Einhaltung der vereinbarten Termine und Budgets
• Entwicklung moderner, ganzheitlicher Konzepte mit der Zielsetzung einer
• pragmatischen Realisierung
• Aktive Wahrnehmung der Integrationsaufgabe,
• Planung und Realisierung der Integrationsanforderungen als gleichrangige
• Projektaufgabe
• Erbringung der vereinbarten Ergebnisqualität
• Institutionalisierung der realisierten Ergebnisse
• Know-How-Transfer während des Projektes an die betroffenen Fachbereiche
• Betreuung/Coaching nach erfolgter Projekteinführung

Erfolgsfaktoren eines Projekts

Wesentliche Faktoren für den Erfolg eines Projektes sind:

• ein positiver Nettonutzen,
• eine eindeutige Aufgabenstellungen,
• verbindliche Beschlüsse,
• die richtige Einführungsstrategie,
• strukturierte Vorgehensmodelle,
• qualifizierte und teamfähige Projektmitarbeiter, Kontinuität in der Besetzung der Projektteams,
• die Freistellung der Projektmitarbeiter,
• eine ausgewogene Besetzung der Projektteams,
• kein Wechsel im Projektmanagement,
• kurze Wege zwischen Projektmitarbeitern und Fachbereichen und
• eine fehlerfreie Hard- und Software.

Um diese Erfolgsfaktoren zu gewährleisten, ist Folgendes zu beachten:

• klare Ziele und Erwartungen setzen,
• die Einbindung des Managements (Chefsache),
• eine Entscheidungskompetenz in Fachfragen durch die Projektmitarbeiter,
• ein professionelles Projektmanagement,
• eine detaillierte Projektplanung,
• eine eindeutige Projektstruktur / -organisation mit Zuordnung der Aufgaben,
• ununterbrochen Fortschritt demonstrieren,
• eine ständige Kommunikation anbieten,
• durchgehend Schulung und Training anbieten,
• die Qualität und den Leistungsumfang überwachen,
• ein zeitnahes Projektcontrolling,
• der Einsatz zeitgemäßer Methoden und Tools,
• eine den Projektgegebenheiten angepasste Infrastruktur und
• ein adäquates Personalmanagement.

Qualitätssicherung

Die Basis für künftige Verbesserungen ist eine Prüfung, Bewertung (im Englisch als „Project Review“ oder „Audit“ bezeichnet) des Erreichten. Es ist die letzte Phase eines Projektes (Teilprojektes, größere Aufgabe,…) und Fragen wie:

• Haben wir den definierten Leistungsumfang geliefert, wenn ja, mit welchem
• Zeit- und Kostenaufwand?
• Was haben wir richtig, was haben wir falsch gemacht?
• Sind die Erfolge und Fehler des abgelaufenen Projektes (Phase) dokumentiert?
• Was haben wir daraus gelernt?
• Was können wir daraus im nächsten Projekt verwenden?

Ziel ist es, ein Lernsystem daraus zu bauen, eine innerbetriebliche Lernkultur zu schaffen, die es ermöglicht, die organisatorischen Änderungen als ein permanenter Verbesserungsprozess zu betrachten. Diese Einstellung betriebsweit durchzusetzen ist kein „Big-Bang“-Schritt, der von heute auf morgen erfolgt, sondern ein echtes Paradigma. Es muss immer wieder über einen längeren Zeitraum geübt werden, bis es im täglichen Leben praktiziert wird.
Die Bewertung des Projektes erfolgt sowohl intern, d.h. innerhalb des Kernteams, wie auch extern im Dialog mit der Anwendergemeinschaft.